Rehber · Geçiş

Personel taşımacılığı firmasını değiştirme: kesintisiz geçiş planı

İK, satınalma ve idari işler için: mevcut servis firmasından yenisine geçerken fesih, veri paylaşımı, pilot uygulama ve personel bilgilendirmesi nasıl planlanır?

Kısa cevap: Personel taşımacılığı firması değişikliği, sözleşmenin fesih koşulları okunduktan sonra 3-4 haftalık bir planla yapılırsa kesintisiz geçer: hat listesinin çıkarılması, yeni firmadan belge ve teklif alınması, pilot hat, personelin bilgilendirilmesi ve ilk hafta takibi. Geçiş tarihi genellikle ay başına denk getirilir.

Servis firmasını değiştirmek, vardiya düzenini ve yüzlerce personelin işe geliş alışkanlığını etkilediği için çoğu yönetici tarafından riskli görülür. Oysa risk, geçişin kendisinden çok plansızlıktan gelir. Aşağıdaki adımlar, mevcut firmayla yıpratıcı bir ayrılık yaşamadan ve personeli mağdur etmeden yeni firmaya geçmenin sıralı yolunu gösterir. Yeni firmayı seçerken firma seçimi kontrol listesinden yararlanabilirsiniz.

Firma değiştirmeyi gerektiren işaretler

Tekrarlayan gecikmeler veya sefer iptalleri
Araç arızasında yerine araç çıkarılamaması
Eksik veya süresi geçmiş belge, sigorta ya da sürücü evrakı
Yazılı olmayan veya her dönem değişen fiyatlar; güncelleme kuralının belirsizliği
Personel şikayetlerinin (davranış, hız, temizlik) çözülmemesi
Yeni hat, vardiya veya personel artışını karşılayamayan kapasite

1. Mevcut sözleşmeyi okuyun

Geçiş planı, mevcut sözleşmeden başlar. Fesih bildirimini göndermeden önce şunları netleştirin:

Sözleşme süresi ve fesih hakkı: Süre sonunda mı, belirli bir bildirim süresiyle mi fesih mümkün?
Bildirim şekli: Yazılı, noter, iadeli taahhütlü posta veya e-posta; kime ve hangi adrese?
Cezai şart ve tazminat: Erken fesihte ne ödenir? Süre dolmadan fesih mümkünse hesaplanmış maliyeti karşılaştırmaya katın.
Bekleyen ödemeler: Kesilmemiş faturalar, fark faturaları, depozito veya teminat.
Hizmetin devamı: Fesih süresi boyunca eski firmanın hizmeti sürdürmesi gerekir; bunu yazıya dökün.

Bu bölüm genel bilgidir; fesih ve cezai şart konularında sözleşmenize özel yorum için hukuk biriminize veya avukatınıza danışın.

2. Hat listesini çıkarın

Yeni firmalardan teklif almak için isimli personel listesine ihtiyaç yoktur. Hat bazında şu bilgiler yeterlidir:

Vardiya saatleri (başlangıç ve bitiş)
Her hat için başlangıç noktası, durak sayısı ve yaklaşık yolcu sayısı
Hafta içi/hafta sonu çalışma günleri, ek sefer ihtiyacı
Mevcut araç tipleri ve fabrikadaki giriş/bırakma noktası

Bu bilgilerle personel servis ücreti hesaplama aracında hatlarınızı çizip teklif alabilir, aldığınız tekliflerin kapsamını fiyat teklifi kontrol listesiyle karşılaştırabilirsiniz.

3. Kişisel verileri ölçülü paylaşın

Personelin ad-soyad, telefon ve ev adresi kişisel veridir. Fabrika bu verilerin sorumlusu olduğu için, yeni firmayla paylaşımı da Kişisel Verilerin Korunması Kanunu çerçevesinde değerlendirmelidir.

Önce özet bilgi: Teklif ve planlama aşamasında isim vermeden durak ve kişi sayısı paylaşın.
Gerekirse isimli liste: Yalnızca hizmet verilecek hatlar için, gizlilik taahhüdüyle, güvenli bir kanaldan (şifreli dosya) paylaşın.
Amaç ve süre: Verinin yalnızca servis planı için kullanılacağını, hizmet başlamazsa silineceğini yazılı belirleyin.
Personeli bilgilendirin: Aydınlatma metinlerinizde servis hizmeti için adres verisinin kullanıldığı yer almalı.

Bu başlık hukuki görüş değildir. Şirketinizin KVKK sorumlusu veya danışmanı, paylaşımın dayanağını ve kapsamını belirlemelidir.

4. Yeni firmanın belgelerini ve araçlarını doğrulayın

Sözleşmeyi imzalamadan önce araç ruhsatları (C plaka), zorunlu trafik ve koltuk ferdi kaza sigortası, sürücü ehliyet, SRC ve psikoteknik belgeleri ile firmanın vergi levhası ve imza sirküleri incelenmelidir. Ayrıntılı kontrol listesi için firma seçimi rehberine bakın. Ardından fabrikanızın güvenlik birimine araç plakalarını ve sürücü bilgilerini giriş izni için bildirin; böylece ilk gün kapıda bekleme yaşanmaz.

5. Pilot hat ile deneyin

Tüm hatları bir günde değiştirmek yerine, bir veya iki hattı seçip yeni firmayla yürütmek sürpriz riskini azaltır. Pilot için kısa, görece az yolculu ve ölçülebilir bir hat seçin. Süre boyunca sefer saatlerine uyumu, doluluğu, araç temizliğini ve sürücünün güzergah bilgisini not edin. Pilot yetersizse karar vermek için henüz eski sözleşmeniz yürürlüktedir.

6. Personeli zamanında bilgilendirin

Geçiş tarihini, yeni durak ve saatleri en az bir hafta önceden duyurun.
Yeni araç plakasını, sürücü adını ve operasyon sorumlusunun telefonunu paylaşın.
Değişmeyen noktaları da yazın; yalnızca değişen bilgi personeli kaygılandırır.
Servis ile ilgili soru ve sorunlar için tek bir iletişim kanalı belirleyin.

Örnek geçiş takvimi

Takvim örnektir; sözleşmenizdeki fesih süresine ve hat sayınıza göre kısaltılabilir veya uzatılabilir.

Zaman	Yapılacak iş	Sorumlu
4-5 hafta önce	Mevcut sözleşmenin fesih koşullarının okunması, hat listesinin çıkarılması, tekliflerin istenmesi	İK / satınalma
3 hafta önce	Teklif karşılaştırma, yeni firmanın belgelerinin doğrulanması, sözleşme taslağı	Satınalma / hukuk
2 hafta önce	Eski firmaya yazılı fesih bildirimi (sözleşmeye uygun şekilde), yeni sözleşmenin imzası, pilot hat seçimi	Hukuk / idari işler
1-2 hafta önce	Pilot hatların başlaması, plaka ve sürücü bilgilerinin güvenlik birimine bildirilmesi, personele duyuru	İdari işler / İK
Geçiş günü (ay başı)	Tüm hatların yeni firmaya devri, operasyon sorumlusuyla sabah-akşam teyit	İdari işler
İlk hafta	Sefer saatlerine uyum ve şikayet takibi, günlük kısa geri bildirim	İdari işler
İlk ay sonu	Personel memnuniyet anketi (5-6 soru), fatura ve sefer sayısı mutabakatı	İK / muhasebe

Sık yapılan hatalar

Eski sözleşmenin fesih süresini okumadan yeni firmaya söz vermek
Tüm hatları pilotsuz, tek günde değiştirmek
Personele geçişi son gün duyurmak
İsimli adres listesini tekliften önce, korumasız e-postayla göndermek
Ay ortasında geçiş yapıp iki firmadan gelen faturaları muhasebeye önceden bildirmemek; fatura ve KDV tevkifatı konusunda muhasebenizle önceden konuşun

Rinan Turizm ile geçiş

Rinan Turizm, mevcut hat bilgilerinizi inceleyerek teklif hazırlar. Rinan Turizm sözleşmesinde 15 iş günü önceden yazılı bildirimle koşulsuz fesih hakkı bulunur; fiyat güncelleme koşulları baştan yazılıdır. Hat bilgilerinizi hesaplama aracına girerek teklif alabilir veya 0530 788 57 86 numarasından görüşebilirsiniz.

İlgili: Firma seçimi kontrol listesi · Personel servis sözleşmesi örneği · Personel servis ücretleri 2026

SSS

Firma değiştirme hakkında sorular

Personel taşımacılığı firmasını değiştirirken sözleşme nasıl feshedilir?

Mevcut sözleşmedeki fesih süresine ve bildirim şekline (genellikle yazılı, noter veya iadeli taahhütlü posta) uyulmalıdır. Cezai şart, süre bitiminden önce fesih ve devam eden hizmet bedeli hükümleri önceden okunmalı; belirsiz noktalar için hukuk birimine veya avukata danışılmalıdır.

Geçiş sırasında personel servisi aksar mı?

Planlı yapılırsa aksamaz. Yeni firma hatları önceden inceler, bir veya iki hatta pilot uygulama yapılır ve personel yeni durak, saat ve plakayı başlamadan önce öğrenir. Eski sözleşmenin fesih süresi dolmadan yeni hizmete geçilmemesi, iki hizmet arasında boşluk oluşmasını önler.

Personelin adres listesi yeni firmaya verilebilir mi?

Ad-soyad ve ev adresi kişisel veridir; paylaşım KVKK kapsamındadır ve yalnızca gereken ölçüde yapılmalıdır. Fiyat ve hat planı için çoğu zaman durak noktaları ile kişi sayıları yeterlidir. İsimli liste gerekiyorsa gizlilik taahhüdüyle, yalnızca ilgili hatlar için ve kullanım sonrası silinmek üzere paylaşılması, personelin de bilgilendirilmesi önerilir.

Servis firması değiştirmek için en uygun zaman ne zaman?

Fatura ve ödeme döneminin netliği için genellikle ay başı tercih edilir. Bayram, tatil ve yıllık izin dönemleri yoğun personel değişikliği içerdiğinden, hat listesinin netleştiği bir haftaya denk getirmek geçişi kolaylaştırır.

Yeni firmadan hangi belgeler geçişten önce alınmalı?

Araç ruhsatları (C plaka), zorunlu trafik ve koltuk ferdi kaza sigortası poliçeleri, sürücülerin ehliyet, SRC ve psikoteknik belgeleri ile firmanın vergi levhası, faaliyet belgesi ve imza sirküleri. Fabrika girişi için araç plakaları ve sürücü bilgileri güvenlik birimine önceden bildirilmelidir.